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BPO & OUTSOURCING SERVICES

EXTERNALISER EN TOUTE CONFIANCE POUR VOUS CONCENTRER SUR CE QUI FAIT VOTRE VALEUR AJOUTÉE

Chez Umanis, notre mission est simple : libérer du temps à vos équipes et réduire vos coûts, par l’externalisation de vos processus métiers standardisés, mais aussi par la mise en place de modèles industrialisés innovants qui répondent parfaitement à vos enjeux de volume et de qualité.  Faites confiance à des spécialistes métiers ! Nous vous offrons un catalogue complet de solutions d’externalisation qui capitalisent sur près de 30 ans de best-practices et de retours d’expériences. Comptabilité, recouvrement, gestion de la paie, prospection commerciale, services après-vente, assistance technique enquête de satisfaction… mais également études cliniques, Pharmacovigilance, Publishing ou DMOS Transparence.Grâce à nos trois centres de services en France (Near-Nearshore), à Casablanca (NearShore) et en Europe de L'Est (Offshore) , nous gérons également vos infrastructures et vos systèmes applicatifs et en vous assurant des processus optimisés, outillés, pilotés et innovants. Gains d’efficacité, métriques de pilotage partagés, transparence, nous nous engageons fortement à vos côté. Nous vous faisons profiter des dernières innovations technologiques (Chatbots, IA, RPA…). Notre culture de l’engagement et du résultat vous assurent des prestations à fortes valeurs ajoutées en accord avec les meilleures pratiques ITIL®.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Comptabilité
ADV
Recouvrement
Trésorerie
Pharma

PrestationDétail des tâches
Edition des bulletins de paie
  • Changement de situation contractuelle
  • Gestion des suspensions de contrats sur Figgo et Sage
  • Gestion des absences sur Figgo et Sage
  • Contrôle des fichiers d'interface
  • Traitement des EVP
  • Gestion des titres restaurant
  • Contrôle et Corrections
  • Réalisation des bandes de virement (avances, ATD, STC, salaires, …)
  • Edition des BP
  • Archivage mensuel
Paramétrage et Affiliation nouveaux entrants
  • Gestion des affiliations prévoyance
  • Saisie du dossier salarié sous Figgo et Sage
Gestion des IJSS et IJ Prévoyance
  • Réalisation/édition des attestations IJSS maladie, maternité, paternité, AT, … en fin de mois
  • Gestion des relations avec les CPAM pour remboursement des IJSS (relances)
  • Suivi des encaissements IJSS du mois
  • Import et contrôle des IJSS sur le bulletin de paie
  • Calcul des provisions périodiques
Déclarations et clôtures mensuelles
  • Réalisation déclarations URSSAF (DSN)
  • Réalisation déclarations Caisses de retraites DSN)
  • Réalisation déclarations Caisses de Prévoyance (DSN)
  • Identification des Anomalies et Corrections
  • Envoi DSN Test
  • Clôture mensuelle de la Paie
  • Mise à disposition des états nécessaires à l'analyse des comptes de paie
  • Justification des écarts issus des calculs de paie
Medecine de travail
  • Planification et suivi des visites médicales (visites d'embauche, périodiques, pré-reprise, …)
  • Etablissement des déclarations des bordereaux trimestrielles, semestrielles et annuelles au niveau des centres médicaux
  • Etablissement des déclarations annuelles des effectifs
PrestationDétails des tâches
Traitement des factures
  • Contrôle de conformité factures ST, Frais généraux et Immobilisations
  • Comptabilisation et suivi des circuits de validation
  • Paiement et lettrage des comptes fournisseurs
  • Suivi des CCA (Charges Constatées d'Avance)
  • Suivi des FNP (Factures Non Parvenues)
Factoring
  • Intégration et lettrage des règlements clients
  • Préparation et suivi du ficier de cadrage
  • Analyse des Comptes FACTOR
  • Mise à jour des garanties FACTOR
  • Gestion des remises à la demande du trésorier
Trésorerie
  • Rapprochements bancaires
  • Cartes bleues : Suivi des justificatifs, comptabilisation et lettrage
Fiscalité
  • Extractions des écritures et calcul de la TVA
  • Déclaration de la TVA sur le portail des impôts
  • Comptabilisation de l'écriture de TVA
PrestationDétails des tâches
Création fiches colaborateurs / Relances et traitement des anomalies CRA
  • Création des collaborateurs Internes et externes
  • Intégration des éléments fixes et variables de paie
  • Changement d'agence et / ou de rattachement du manager
  • Relance et vérification de la saisie des CRA par les collaborateurs
  • Envoi de l'état des anomalies au commerce et au CDG
  • Soumission et validation des CRA
Gestion des contrats et commandes
  • Création nouveau client
  • Création nouvel établissement
  • Création des affaires
  • Affectation des collaborateurs
  • Création des écheances
  • Relance des agences pour les contrats manquants
  • Intégration documents
  • Mise à jour du fichier de spécificités client
Facturation
  • Vérification des informations de facturation à la réception des documents clients
  • Relance des écheances aux forfaits et émission des factures
  • Emission des factures en régie forfaitée
  • Emission des factures en régie
  • Emission des factures des frais de déplacement
  • Valorisation des frais de déplacement sur EZ
  • Emission des factures des astreintes et HNO
  • Emission des factures sur le portail client
  • Envoi des factures par mail
  • Envoi des Factures par courrier
  • Analyse et justification des avoirs
  • Emission des avoirs
  • Traitement des encours avec le CDG
Validation factures Sous Traitance
  • Traitement des BAP
  • Relance sur la saisie de l'Achat/ Revente par les CP pour les forfaits
  • Saisie achat/revente pour les régies
  • Relance des contrats manquants
  • Envoi des mails en cas d'écart
  • Renseigner le fichier de suivi des BAP bloqués /refusés
  • Gestion des litiges Factures STT
PrestationDétails des tâches
Gestion du Recouvrement Clients
  • Vérification des encaissements journaliers et recherche des détails des règlements reçus pour transmission à la comptabilité
  • Préparation de l'état des comptes clients et reporting à la Direction
  • Suivi des règlements non parvenus
  • Relance des clients par mail et téléphone
  • Envoi des relevés de comptes aux clients
  • Relance des commerciaux (demande de contact, facture bloquée par les donneurs d’ordre, demande d’accord pour les gestes commerciaux, relance des clients en litiges bloquants)
  • Traitement des rejets et blocages des factures clients
  • Mise à jour des comptes clients sur Altipilote
  • Relance du service facturation pour : renvoi des factures non reçues par courrier au client, établissement des avoirs demandés par les clients, traitement des litiges......
  • Préparation et suivi des lettres de mise en demeure
PrestationDétails des tâches
Gestion de la trésorerie
  • Rapprochement : Prév / Réalisation
  • Equilibrage comptes & Demande de financement factor
  • Mise à jour CCV
  • Mise à jour FDG
  • Suivi quotidien des chéques émis
  • Mise en règlement des fichiers SEPA provenant de la compta ou RH avec ajustement du prévisionnel de trésorerie
  • Envoi de la trésorerie pour validation
  • Demande de mise à jour des garanties
  • Définancement - à transmettre au recouvrement / Justification de non payement des clients dépassant 60 j
  • Transmission des relevés cartes à la compta
  • Tableau de suivi et éléboration de la tréso mensuelle
  • Contrôle des conditions bancaires appliquées
  • Contrôle des échelles d'intérêts émises par les banques et vérifier les intérêts financiers facturés par celle-ci
  • Contrôle des décomptes émis par le factor et vértification des interets financiers facturés
  • Suivi du CASH IN CASH OUT mensuel / annuel
  • Diriger les flux bancaires selon les avantages spécifiques à chaque établissement financier en respect des régles fixées par le DAF (% de répartition en fonction des banques et engagements de celle-ci)
  • Préparer, valider et suivre une réclamation, un contrat, un avenant avec la banque
  • Vérification & Paiement des acomptes, salaires, STC, ATD, cotisations ,…
  • Suivre des rejets de virements et/ou prélévements
PrestationDétails des tâches
DMOS-Transparence
  • DMOS : Conventions d'hospitalité, Déclarations aux Ordres, Mises en œuvre...
  • Transparence : agrégation des données financières, mise au format réglementaire et publication
  • Outil Utilisé : Outil du client ou solution partenaire Tucania.
  • Intégration de la solution partenaire Tucania
  • Implémentation de la solution dédiée à la gestion des processus DMOS et Transparence, depuis l'initiation d'un évènement par le terrain ou par le siège jusqu'à la publication Transparence. Cela inclut la gestion par worflows et l'édition automatisée de l'ensemble des documents requis. Umanis se positionne sur la gouvernance de projet, comprenant l'intégration aux systèmes informatisés et l'accompagnement au changement pour la mise en oeuvre d'une solution clé en main.
  • La solution apportée est paramétrée sur mesure en fonctions des besoins spécifiques de chaque client.
Etudes cliniques (AMM, RTU, ATU)
  • Elaborations, soumissions et suivis des dossiers aux autorités compétentes : études de phase II à IV et RTU
  • Organisation, planification et prises en charges réglementaires
  • Logistique et monitoring
  • Data Management
  • Statistique
  • Gestion de projet 
Publishing
  • Publication des dossiers en format eCTD (Electronic Common Technical Document) NeeS (Non-eCTD electronic Submission), ASEAN CTD, paper CTD.
  • Soumission Europe par CESP
  • Rédaction de documents du module 1 (Cover letter, Application form, Tracking tables, Copies des guidelines)
Rédaction médical
  • Production de documents ou articles scientifiques à destination des chercheurs, des professionnels de santé ou du grand public
  • Protocoles & formulaires de consentement éclairé (ICF)
  • Brochure Investigateur (IB)
  • Publications sur registre internet (EudraCT, clinicaltrials.gov)
  • Rapports d’étude clinique (CSR) & narratif de patients
  • Publications
  • Diapositives, posters & « abstracts »
  • Rédaction de rapports suite à enquêtes ou demandes  ANSM
  • Analyses et revues de la littérature
  • Rédaction des résumés et rapports de RTU
Biostatistiques et Data Management
  • Analyses descriptives et exploratoires
  • Rédaction des Plans d'Assurance Qualité (PAS) et des rapports statistiques
  • Analyses intermédiaires
  • Implications du biostatisticien(ne) dans les réunions d'élaboration du CRF
  • Intégration aux protocoles des données dans les paragraphes statistiques
CMC, Variations CMC et Safety pour l'Europe et l'International
  • Rédaction des modules 2.3 et 3
  • Customisation d'un dossier de variation de référence aux exigences locales
  • Analyse des guidelines locales et si besoin, collecte/rédaction des documents additionnels de type CMC ou administratif (ex. CPP)
  • Rédaction des Cover letter, Application Form, Tableaux comparatifs, Product Information
  • Coordination des traductions
  • Coordination du publishing
  • Dispatch des dossiers aux contacts locaux
  • Tracking dans les bases de données
Administration des Systèmes d'Information
  • Support fonctionnel dans l'administration de systèmes (ex. Documentum, SharePoint, etc.)
  • Assistance aux utilisateurs
  • Réalisation de qualifications opérationnelles
  • Mise à jour de la documentation utilisateur et administrateur (procédures, e-learning)

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